¿Qué debo tener en cuenta antes de crear una presentación?

¿Qué debo tener en cuenta antes de crear una presentación?

¿Qué debo tener en cuenta antes de crear una presentación?

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Hombre-Pensativo

1. Pregúntate primero: ¿Quién es mi audiencia?

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Piensa-Quién-es-tu-Audiencia

No es lo mismo tener frente a ti a un grupo de estudiantes (o participantes) que esperan que tú (como facilitador) les des las pautas a seguir para realizar determinado trabajo o actividad a que tengas que estar presentando, ante una serie de posibles clientes, las bondades de un producto.

En cualquier caso, es necesario establecer aspectos tales como:

  • El nivel de comprensión del tema de tu audiencia.No esperes que todos los que estén allí estén conscientes de lo que vas a exponer. En muchas ocasiones, alguno de los participantes estarán allí por el simple hecho de que “se les dio la oportunidad” y, la verdad, la mayoría de las veces, en vez de quedarse callados, lo que harán será preguntarte sobre aspectos que no tienen nada que ver con el tema….
  • ¿Qué necesita tu audiencia?, aquí está el QUID del asunto: en general estás vendiendo algo: una idea, un concepto, un conocimiento, un producto. Y, para poder lograr el resultado esperado, tienes que tener una idea de qué es lo que tu audiencia espera… pregúntate: ¿para qué están allí?

2. Segundo: ¿En dónde vas a “echar el cuento”

De manera similar, y como hemos planteado anteriormente, no es siempre necesario contar con un video-bin, una portátil y un salón amplio para presentar tus ideas o conocimientos.

Lo importante aquí es comprender el “nivel” de tu audiencia: si hay participantes que están en un nivel básico (estudiantes, por ejemplo) quizá con sólo contar con un pizarrón y una serie de marcadores, en distintos colores, es suficiente para transmitir tu idea (o conocimientos). Claro ten en cuenta que esta opción está garantizada para grupos pequeños, digamos de menos de 20 personas.

Ahora, si estás a un nivel más “avanzado”, es decir estás presentando un producto a un grupo de ejecutivos, quizá es necesario recurrir a la tecnología multimedia, pues deberás concentrar la información en puntos específicos, mostrar vídeos explicativos, diagramas, tablas, etc. En este caso te puedes dar el lujo de tener mayor cantidad de participantes.

Como quiera que sea, lo segundo que tienes que tener en mente, una vez hayas respondido a la pregunta de “¿Quién es tu audiencia?”, es ¿en dónde vas a realizar la presentación?
Ten en cuenta que, a lo mejor, tu presentación es en un sitio con poca o mucha iluminación, o un sitio en donde, las características de los asientos para los participantes no son las más adecuadas (esto limitará la duración de la presentación), o peor aún, un sitio en el que sólo te suministrarán una serie de marcadores acrílicos y, por supuesto: ¡un pizarrón!

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En-donde-vas-a-presentar

En resumen, no es sólo a quién le presentas, sino también cuáles son las herramientas de las que dispones. Y, por supuesto, no te condiciones a que todas las presentaciones tienen que tener “adosadas” elementos multimedia.

3. ¿Qué pretendes entregar o dejar?

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¿Que-le-darás-a-tu-audiencia?

No es que vas a dar un regalo… pero debes pensar en qué le dejarás a tu audiencia, no sólo en el sentido físico sino más bien en el aspecto intelectual o cognitivo.

Aun cuando lo ponemos como de tercero en la lista, ésta es quizá la parte en la que deberíamos pasar la mayor parte de nuestro tiempo de preparación.

Es así que, una vez resueltos los dos primeros puntos, deberíamos preguntarnos ¿qué es lo que espera la audiencia de tu exposición?

Éste es el punto que marcará la forma en la que tu narración/exposición se desarrollará. Volvemos a las comparaciones: si estás planteando la resolución de una integral, no deberías limitarte a presentar el desarrollo en una serie de fórmulas en el pizarrón/diapositiva, deberías es pensar cómo logras que tus participantes comprendan el esquema general de resolución. Mejor aún: ¡deberías hacerlos comprender el significado real de esta resolución!

Igualmente, ¿estás “vendiendo” un producto? pues demuestra que, con su adquisición, tus clientes estarán en mejores condiciones a las actuales (es decir a que si no lo compran). Recuerda: el producto puede ser desde un televisor hasta un concepto matemático.

En fin, adicionando este factor a los dos primeros, piensa en cuál es la motivación de la presentación y, de allí, decide cómo debe ella desarrollarse para lograr que tu audiencia comprenda/acepte o, por lo menos, tenga en cuenta la necesidad de la información suministrada.

4. Finalmente: ¿Eres experto en el tema?

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¿Eres-experto-en-el-tema?

La pregunta parece fuera de lugar, pero está enfocada a la necesidad de que tú, como “vendedor” de una idea o conocimiento, estés completamente al tanto de cuáles son las variaciones posibles. O, mejor dicho, ¿sabes de qué hablas?

No podrás defender nada si no estás, por un lado, consciente de qué es lo que expones y, por el otro lado, de cómo funciona o en que se fundamenta lo que estás proponiendo.

Lo anterior parece que no viene a lugar en el sentido que se supone que si estás para dar una presentación debes saber algo de lo que hablarás, pero ten la seguridad, nos hemos encontrado a muchas personas que no están confiadas en que lo que presentan sea “como ellos dicen” y, por supuesto, a la hora de las preguntas, sólo les queda (en el mejor de los casos) admitir que el producto o idea tiene “detallitos”.

Un aspecto que en nuestro criterio reduce el miedo a hablar en público es precisamente el saber de qué es lo que estamos hablando, si estamos seguros y somos capaces de fundamentar los temas de la presentación de forma casi intuitiva (valga la palabra), pocos chances habrá para que los nervios hagan mella en nosotros y, mejor aún, la audiencia se sentirá segura de que está frente a un experto en el tema, lo cual es por supuesto muy ventajoso.

Como vemos, antes de siquiera empezar a montar tus diapositivas en PowerPoint, deberías realizar un ejercicio de diagnóstico que te permita trazar el camino hacia los elementos o ideas principales que establecerán las bases para la preparación de una presentación efectiva.

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