4 técnicas para mejorar la presentación con tablas en Powerpoint

4 Técnicas para Presentar con Tablas

4 técnicas para mejorar la presentación con tablas en Powerpoint

Crédito Imagen:Gastonmag

4 Técnicas para Presentar con Tablas

Es importante tener en cuenta las recomendaciones generales existentes en cuanto a la presentación de grandes cantidades de información. Es decir, antes de aplicar cualquiera de las técnicas descritas aquí, es conveniente que hayamos reducido a su mínima expresión la cantidad de campos y/o registros en nuestra tabla, garantizando así que sólo se presenta información que es relevante para nuestra presentación.

Reducción de Datos en una Tabla

Reducción de la información original para presentar sólo aspectos resaltantes.

1. La opción más sencilla: No hacer nada.

Quizás ésta es la vía por la que la mayoría optaremos en el caso de que la cantidad de información a presentar sea muy reducida (algo así como cinco registros o filas y no más de 4 campos o columnas). En esta condición, contando con un algún dispositivo apuntador, podremos de forma sencilla suministrar a nuestra audiencia los datos sin mayores complicaciones y sin recurrir a técnicas de mayor complejidad.

Tabla con poca información

Si la cantidad de información es reducida, se puede presentar toda la tabla de una vez
y resaltar campos específicos utilizando un dispositivo apuntador de ser necesario.

2. Desagrupar los objetos que conforman a la tabla.

Una de las técnicas más conocidas para la animación de objetos complejos, como lo son las tablas, es la de copiarla y pegarla en la diapositiva como un metaarchivo de Windows, para posteriormente desagruparla y obtener una cantidad significativa de objetos aislados (celdas, números, líneas, rectángulos, etc):

Tabla convertida a Metaarchivo y Desagrupada

Guardando la tabla como una imagen y pegándola después como un metarchivo de
WINDOWS®, se puede desagrupar en sus componentes básicos para
aplicarles posteriormente animaciones de PowerPoint.

Luego, en función de la forma en la que deseamos presentar la información (por filas, columnas o celdas), procederemos a agrupar los elementos que se presentarán simultáneamente y a cada uno de los cuales aplicaremos el efecto de entrada de nuestra preferencia.

La principal ventaja de esta técnica es que nos da un mayor nivel de detalle en cuanto a la presentación de la información, siendo posible destacar hasta el menor de los elementos en una tabla, como podría ser el resaltar el valor en una de sus celdas:

Resaltado de Uno de los Valores de la Tabla

Estando los elementos de la tabla desagrupados podremos animarlos independientemente.
En este caso se utilizó la animación de Énfasis “Aumentar y hundir” de PowerPoint 2010.
Además de lo tedioso que podría resultar el proceso de tener que agrupar una cantidad de objetos (líneas, texto, etc.) y posteriormente aplicarles animaciones, es necesario destacar que si por alguna razón los datos de nuestra tabla cambian, será necesario rehacer parte del trabajo que ya tengamos realizado en cuanto al agrupamiento y animación de objetos, lo cual podría representar una gran desventaja para esta técnica.

3. Mostrar la tabla de forma progresiva.

Generalmente nuestro esquema de presentación estará orientado a comentar la información contenida en la tabla en la forma de fila por fila (o columna por columna).

En este caso podremos entonces cubrirla con rectángulos, del mismo color que el fondo de la diapositiva, a los cuales aplicaremos el efecto de salida: Desvanecer, de forma tal que al hacer clic, se desvanezca cada rectángulo presentando así sólo la información que estemos comentando en ese instante.

Presentación Progresiva de Datos en Una Tabla

De manera progresiva se irán presentando, en este caso, cada una de las filas de la tabla, conforme avance la narración.

Con este método, en ningún momento, alteramos o modificamos el objeto tabla de PowerPoint, lo cual permite la actualización de algún dato o estructura de la tabla forma sencilla, en caso de ser necesario.

4. Resaltar con objetos información específica de la tabla.

En otras ocasiones sólo nos interesa destacar valores específicos de la tabla, para lo cual la mostraremos en su totalidad inicialmente y, conforme avance la presentación, utilizaremos objetos (rectángulos, líneas, flechas, etc.) con el efecto deseado para que aparezcan en el momento requerido para llamar la atención de la audiencia sobre ese valor en específico:

Anotando Datos Específicos de la Tabla

Agregando objetos como flechas, llaves, cuadros y marcas, entre otros, podremos
resaltar valores específicos conforme avance la presentación.
Es recomendable que los objetos que utilicemos para resaltar la información deseada tengan un efecto de entrada y uno de salida, de forma tal que su permanencia en el área de la tabla no reste atención a los objetos que van a aparecer posteriormente para destacar otros datos, si es el caso.

El concepto en esta técnica se puede implementar de una forma algo más sofisticada, por ejemplo para incrementar el impacto o importancia de determinado dato de la tabla se podría emplear una imagen (relacionada con la información) que deje en la audiencia un recuerdo perdurable.

Resaltando Información de la Tabla con Imágenes

Agregando Imágenes relacionadas con la información se logra mejorar la presentación de la información.

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