5 Errores que Debes Evitar al Realizar una Presentación

Errores-que-debes-evitar-al-realizar-una-presentacion

5 Errores que Debes Evitar al Realizar una Presentación

Crédito Imagen: somadjinn

Errores-que-debes-evitar-al-realizar-una-presentacion

1 Leer el Texto en las Diapositivas Durante la Presentación

A veces, inclusive sin darnos cuenta, optamos por leer el texto (títulos, viñetas, párrafos, etc.) de nuestras presentaciones como si de un teleprompter se tratara.

Ésto, de más está decir, causa la sensación en la audiencia de falta de preparación o desconocimiento del tema, sin contar que potencia el nivel de desinterés por parte de los participantes.

Para evitar este error es necesario:

  • Tener buen conocimiento del tema objeto de la presentación. Ya lo discutimos en un Artículo previo: gran parte del miedo escénico se reduce en la medida que estamos lo suficientemente claros en los aspectos específicos de nuestra presentación y, por ende, no necesitaríamos leer una diapositiva para realizar nuestra exposición.
  • Evitar colocar gran cantidad de texto en la diapositiva, siguiendo una de las reglas básicas de la creación de presentaciones: Presentar una idea por diapositiva con un título corto que contenga las palabras claves de dicha idea, de ser posible utilizando imágenes que permitan la rápida asociación de la audiencia con dicha idea. En términos básicos: sólo pon información esencial en la diapositiva, el resto, lo pones tú de manera verbal, manteniendo la atención de la audiencia.
  • Aprovechar las facilidades que dá PowerPoint, como La vista de Moderador, para contar con un “respaldo” ante las fallas de memoria de la cual, hasta el más experto, no está exento.

2 No Estar Preparado Para Responder Preguntas

Crédito Imagen: Billy Alexander

No-Estar-Preparado-Para-Responder-Preguntas

En toda presentación, por más excelente que sea, existirán participantes que tendrán inquietudes con respecto al tema que tú, como presentador, tendrás que resolver.

Cuando decimos no estar preparado para responder preguntas estamos pensando en dos opciones:

  • Que no conozcas a fondo el tema y, por supuesto, no tengas una respuesta adecuada.
  • O, que no hayas previsto, en el tiempo de tu presentación, un espacio de tiempo para la ronda de preguntas.

En relación al primer punto la recomendación, una vez más, es que estemos preparados con el conocimiento suficiente y adecuado del tema tratado en la presentación. Adicionalmente podríamos recomendarte que, a lo largo de tu presentación, dejaras “en el aire” inquietudes que motiven las preguntas que tú deseas que te realicen.

En todo caso hay varias técnicas, de las que hablaremos en un futuro, para manejar las preguntas de los participantes, como
la de la repregunta, entre otras ¿La conoces?

El segundo punto se resuelve previendo siempre un tiempo prudencial en tu esquema de presentación (y en función del tiempo disponible) para que los participantes resuelvan sus dudas con respecto al tema tratado.

3 Ofrecer Excesiva Cantidad de Información a la audiencia.

No es que sea inadecuado el dar la mayor cantidad de información posible, pero debemos limitarnos a ofrecer sólo información relevante y que sea útil a la audiencia, para evitar la sobrecarga cognitiva de los participantes.

Las recomendaciones en este caso:

  • Desarrollar un máximo de 5 ideas o tópicos principales del tema objeto de la presentación. Ésto permitirá un mejor aprovechamiento del tiempo disponible, generalmente de una hora como máximo, y además incrementará la posibilidad de que la audiencia retenga la información sin mayor inconveniente.
  • Evitar el uso de gran cantidad de diapositivas o transparencias. Aun cuando mantengamos nuestra presentación limitada a unas cuantas ideas principales, de presentar a tu audiencia gran cantidad de imágenes, gráficos, números, etc. puedes caer en el error de sobrecargar su canal visual (la vista), limitando así la asimilación de la información que estás suministrando de forma verbal. Por ello es recomendable mantener el número de diapositivas en un mínimo evitando el uso de imágenes que no se relacionan con la idea principal o colocando gráficos sobrecargados de números e información que no es 100% relevante. Mantenlo simple: una o dos diapositivas como máximo por idea principal.
  • Mantener las Animaciones de los objetos al mínimo. Si bien ésto depende de la cantidad de información que estás entregando en cada diapositiva, en lo posible deberíamos evitar utilizar muchas y variadas animaciones en nuestra presentación, dado que ello puede más bien distraer a la audiencia, lo cual no es deseable en ningún caso. El exceso de animación en una presentación, en muchos casos, se puede considerar “amigo” de la sobrecarga cognitiva.

4 Selección Inadecuada de Fuentes para el Texto de las Diapositivas.

Aun cuando no seamos diseñadores gráficos, es importante que dediquemos siempre algo de tiempo, en la fase de preparación, para la selección adecuada de las fuentes para el texto de nuestra presentación.

Esta selección no debe estar orientada sólo a la definición del tamaño mínimo de fuente a utilizar, sino que debe centrarse en el tipo de fuente, es decir a definir una buena legibilidad del texto.

Crédito Imagen: piovasco

Seleccion-de-Fuentes-para-el-Texto-de-las-Diapositivas

Tengamos en cuenta que, independientemente del tamaño, hay fuentes que tienen mejor legibilidad que otras, para lo cual se tienen recomendaciones como las siguientes:

  • Utilizar fuentes del tipo “San Serif” (Arial, Arial Black, Helvetica, entre otras) para el texto de los títulos de la diapositiva; mientras que las del tipo Serif (Times New Roman, por ejemplo) las deberíamos utilizar para diapositivas con gran contenido de texto, dado que tienen mejor legibilidad en estos casos (recordemos evitar dispositivas con mucha información).
  • Evitar el Uso de palabras escritas en Mayúsculas, pues ésto puede disminuir la legibilidad, además de que puede afectar la “disposición” de la audiencia (¡similar a que le gritaras!). Claro, en todo caso, debes tener en cuenta cuál es el efecto que quieres lograr, para decidir si esta recomendación aplica, pues el uso de mayúsculas es una opción para crear contraste también.
  • Utilizar con prudencia el texto en Negrita y Cursiva. Deberíamos utilizar esta modificación del texto para crear énfasis (o contraste) de determinadas palabras en nuestra diapositiva, dándole prioridad al uso de negritas sobre la cursiva pues esta última tiende a disminuir la legibilidad del texto.
  • Selección adecuada del Fondo de diapositiva o Plantilla de presentación. La recomendación general es que debes evitar el uso de plantillas en las que el fondo de la diapositiva resalte más que el contenido de ella. Dicho de otra forma: si es posible utiliza una diapositiva con fondo uniforme (minimalista de ser posible) y texto sobre ella que genere un buen contraste. (Letras blancas sobre fondo negro, por ejemplo).

5 No Contar con un Plan “B” para tu presentación

Cuando hablamos de presentaciones multimedia hay demasiados factores que pueden “fallar” al momento de tu presentación.

Desde una falla de energía eléctrica hasta la inoperancia del equipo de proyección pueden mandar al basurero todos tus esfuerzos por crear la mejor presentación.

Es por ello que debes ensayar con tiempo, de ser posible, con los mismos equipos que utilizarás en tu presentación. Ésto te permite no sólo practicar tu narración y sincronizarla con las diapositivas sino que, además, te familiarizaras con el equipo (y, por supuesto, sabrás en qué estado está).

En cualquier caso no está de más contar con un Plan B, en el cual tengas respaldos tales como un Proyector de repuesto o material impreso que puedas entregar a la audiencia y que te sirva de apoyo en caso de falla de los dispositivos multimedia o de energía eléctrica, entre otros.

En fin, los anteriores son errores, si se quiere, básicos pero que, si los solventamos con tiempo, podremos incrementar la probabilidad de tener una presentación exitosa. Lo demás ya queda de practicar y, bueno, de algo de suerte… ¿Qué opinan Ustedes?